Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

NextInnova es la empresa responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de nuestros servicios, sitio web y canales digitales.

• Razón social: NextInnova
• País de operación: Colombia
• Ciudad: Medellín, Antioquia
• Correo de contacto: info@nextinnova.co
• Sitio web: www.nextinnova.co

Dependiendo del servicio utilizado, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación:

• Nombre y apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono o WhatsApp
• Nombre de empresa u organización

Datos de interacción y comunicación:

• Mensajes enviados a través de WhatsApp Business o nuestros chatbots
• Formularios de contacto completados en el sitio web
• Consultas de soporte o solicitudes de servicio
• Historial de conversaciones necesario para prestar el servicio

Datos técnicos (automáticos):

• Dirección IP y tipo de navegador
• Páginas visitadas y tiempo de sesión
• Dispositivo y sistema operativo

Tratamos tus datos exclusivamente para los siguientes fines, previamente informados y consentidos:

1. Prestación del servicio contratado: operar los agentes de IA, automatizaciones y sistemas de chatbot que el cliente ha solicitado.
2. Atención al cliente y soporte: responder consultas, gestionar solicitudes e incidencias.
3. Comunicaciones comerciales: enviar información sobre actualizaciones, nuevas funcionalidades o servicios relacionados, únicamente con tu consentimiento previo.
4. Mejora de servicios: analizar métricas de uso de forma agregada y anonimizada para mejorar nuestros productos.
5. Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades competentes cuando la ley lo exija.

No utilizaremos tus datos para finalidades distintas a las aquí descritas sin informarte previamente y obtener tu consentimiento cuando sea necesario.

Alcance del tratamiento en plataformas Meta:

• Accedemos a mensajes de WhatsApp únicamente para prestar el servicio de automatización y atención al cliente contratado.
• Procesamos los mensajes necesarios para ejecutar las respuestas automáticas configuradas por el cliente empresarial.
• No leemos ni almacenamos conversaciones más allá del tiempo estrictamente necesario para el funcionamiento del servicio.
• Nos regimos por las Políticas para Empresas de WhatsApp y las Políticas de la Plataforma de Meta.

Lo que NO hacemos con datos de plataformas Meta:

• No compartimos datos de conversaciones con terceros no autorizados.
• No vendemos, cedemos ni transferimos datos personales de usuarios finales.
• No utilizamos los datos de mensajes para publicidad propia o de terceros.
• No realizamos perfilamiento con fines distintos a la prestación del servicio contratado.
• No retenemos datos de conversaciones una vez concluida la relación contractual, salvo obligación legal.

Nuestro producto Juliana se conecta, con autorización expresa del cliente, a su cuenta de Google mediante OAuth 2.0. El cliente concede tres permisos y puede revocarlos en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions.

Permisos que solicitamos y para qué:

• Archivos de Drive creados por la aplicación (drive.file): para crear una carpeta por candidata y guardar en ella las fotos que la candidata envía. Es un permiso por archivo: solo alcanza lo que Juliana crea.
• Hojas de cálculo (spreadsheets): para escribir y leer la hoja donde queda el registro de candidatas. Google no permite limitar este permiso a un solo archivo.
• Eventos de calendario (calendar.events): para consultar la disponibilidad y crear, reprogramar o cancelar el evento de cada entrevista.

Uso Limitado. El uso que Juliana hace de la información recibida de las APIs de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En particular: no vendemos esos datos, no los usamos con fines publicitarios, no permitimos que personas los lean —salvo con consentimiento expreso del usuario, por seguridad, o cuando la ley lo exija— y no los utilizamos para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados.

NextInnova no vende ni comercializa datos personales. Podemos compartir información únicamente en los siguientes casos justificados:

• Proveedores de infraestructura tecnológica: como servicios de nube (servidores, bases de datos) bajo contratos que garantizan la confidencialidad y el cumplimiento de estándares de seguridad equivalentes a los nuestros.
• Plataformas de automatización: n8n, Make o similares, utilizados exclusivamente para ejecutar los flujos contratados por el cliente.
• Proveedores de modelos de lenguaje (IA): actualmente DeepSeek, operado desde la República Popular China. Les enviamos el mensaje de la persona y los datos mínimos necesarios para redactar cada respuesta: nombre, edad, ciudad, estado del proceso y las respuestas del cuestionario. No les enviamos el número de documento, el teléfono ni las fotos.
• Plataforma de conversaciones: Chatwoot, donde se alojan y gestionan las conversaciones de atención.
• Google: cuando el cliente conecta su cuenta de Google al producto Juliana, en los términos descritos en la sección 05.
• Obligación legal: cuando una autoridad judicial o administrativa competente lo requiera mediante orden formal, en estricto cumplimiento del procedimiento legal aplicable.
• Consentimiento expreso: cuando el titular haya autorizado explícitamente la transferencia para un fin específico.

Todos nuestros proveedores están sujetos a acuerdos de confidencialidad y obligaciones de seguridad de datos equivalentes a las establecidas en esta política.

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados:

• Datos de clientes activos: durante la vigencia del contrato de servicio y hasta 5 años después de su terminación, por obligaciones contables y legales.
• Historiales de conversaciones (WhatsApp/chatbot): hasta 90 días después de finalizada la interacción, salvo que el cliente contratante requiera un período diferente por sus propias obligaciones legales.
• Datos de contacto del formulario web: hasta 2 años desde la última interacción o hasta que se solicite su eliminación.
• Datos técnicos y de navegación: hasta 12 meses en registros de sistema.

Transcurridos estos plazos, procederemos a la eliminación segura o anonimización irreversible de los datos. Puedes solicitar la eliminación anticipada de tus datos a través de los canales indicados en la sección 12.

Implementamos medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger tus datos personales contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:

• Cifrado en tránsito: todas las comunicaciones se realizan mediante protocolos seguros (HTTPS/TLS).
• Cifrado en reposo: los datos almacenados en nuestros sistemas se encuentran cifrados.
• Control de acceso: acceso restringido por roles, con autenticación de doble factor para sistemas críticos.
• Monitoreo de seguridad: revisión periódica de accesos y actividad en nuestros sistemas.
• Capacitación del equipo: todo el personal que accede a datos personales recibe formación en protección de datos y buenas prácticas de seguridad.
• Acuerdos de confidencialidad: todos los colaboradores y proveedores que tienen acceso a datos personales firman compromisos de confidencialidad.

Como titular de los datos, tienes los siguientes derechos garantizados por la Ley 1581 de 2012:

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a info@nextinnova.co con el asunto "Derechos ARCO". Responderemos dentro de los plazos legales establecidos (máximo 10 días hábiles para acusar recibo y 15 días hábiles para resolver).

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a empresas y personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad.

Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin el consentimiento verificable del padre, madre o tutor legal, procederemos a eliminarlos de inmediato. Si eres padre o tutor y crees que tu hijo nos ha proporcionado información personal, contáctanos en info@nextinnova.co.

NextInnova puede actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestros servicios, en la legislación aplicable o en las políticas de las plataformas con las que operamos (incluyendo Meta y Google).

Cuando realicemos cambios sustanciales, te notificaremos mediante un aviso visible en nuestro sitio web y, si contamos con tu correo electrónico, también por esa vía. La fecha de la última actualización aparece siempre al inicio de este documento.

El uso continuado de nuestros servicios tras la publicación de los cambios implica la aceptación de la política actualizada.

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactarnos a través de los siguientes canales: